Un aspect cât se poate de important în gestionarea unui eventual litigiu comercial având ca miză o sumă de bani sau un obiect evaluabil în bani îl constituie etapa prealabilă. Astfel, trebuie cunoscut faptul că în această materie, împrejurarea ca debitorul sau partea colitigantă nu-şi îndeplineşte obligaţiile asumate nu poate conduce în mod direct la deschiderea unei acţiuni în justiţie, până ce nu se realizează în prealabil o încercare de conciliere directă a problemei litigioase.
Neîndeplinirea acestei proceduri prelabile va conduce în mod sigur la respingerea acţiunii ca prematur introduse, partea în culpă pierzând astfel cheltuielile de judecată avansate (taxele de timbru şi eventualele sume achitate pentru reprezentarea în instanţă) şi riscând să fie obligata la plata cheltuielilor de judecată ale adversarului (onorariul avocatului advers, dacă este cazul).
Raţiunea pentru care acest text de lege a fost introdus în materia litigiilor comerciale a fost în mod cert aceea de a evita încărcarea rolurilor instanţelor de judecată, obligând astfel părţile ca înainte de a se prezenta în faţa unui judecător să încerce să tranşeze problema pe cale amiabilă printr-o întâlnire ce în mod uzual se finalizează cu un proces-verbal în care acestea îşi prezintă punctele de vedere cu privire la litigiul supus concilierii.
În altă ordine de idei, prevederea legală cuprinsă în articolul 720 indice 1 din codul de procedură civilă instituie ca, în cazul unor litigii în materie comercială ce au un obiect evaluabil în bani, partea ce emite pretenţiile, înainte de a deferi litigiul instanţei competente, să transmita debitorului obligaţia în scris o convocare la conciliere directă. Scriptul este necesar să conţină data, ora şi locul unde este propusă întâlnirea, aceasta fiind necesar a se stabili nu mai devreme de 15 zile de la data comunicării convocării. Convocarea la conciliere urmează să fie însoţită de setul de acte ce justifică pretenţiile părţii iniţiatoare a demersului, la momentul întâlnirii părţile putând fi asistate de specialişti sau reprezentate de avocaţi.
Cu toate acestea, practica judiciară, opiniile doctrinare şi, de curând, anumite prevederi exprese ale legii au reglementat cadrul în care anumite acte sau acţiuni anterioare ale reclamantului pot fi asimilate concilierii directe, astfel încât dacă sunt realizate anterior deschiderii acţiunii în instanţă nu mai este necesară o convocare expresă la conciliere directă.
Prin urmare, printr-o decizie a Înaltei Curţi de Casaţie şi Justitie s-a statuat faptul că, dacă anterior deschiderii acţiunii comerciale în instanţă, reclamantul a mai iniţiat o încercare de obţinere a titlului executor în baza dispoziţiilor speciale ce reglementează ordonanţa de plată sau somaţia de plată, pentru aceleaşi sume, nu mai este necesară parcurgerea etapei prealabile a convocării la conciliere directă.
De asemenea, prin dispoziţiile Legii 202 din 2010, cunoscută şi sub denumirea de Mica reformă din justiţie, s-a reglementat în mod expres că utilizarea anterior deschiderii acţiunii comerciale a instituţiei medierii suplineşte etapa prealabilă a convocării la conciliere.
Este important de reţinut faptul că înscrisul ce conţine convocarea la conciliere va trebui transmis debitoarei cu confirmarea recepţionării acestuia, fie prin servicii poştale, fie prin fax sau alt mijloc ce să poata dovedi momentul recepţionarii înscrisului. Legea reglementează, de asemenea, posibilitatea transmiterii convocării la conciliere şi prin primirea personală a acesteia sub semnătură.
Nu uitaţi, omiterea etapei prealabile poate atrage cheltuieli suplimentare, întârzierea recuperării creanţei şi chiar afectarea şanselor de reuşită.